MANUEL DES
RÈGLEMENTS ET ANNEXES
DU CENTRE
COMMUNAUTAIRE SAINTE-ANNE
Refondu le 15 novembre 2005
PRÉAMBULE
Le présente Manuel est divisé en trois chapitres :
- Les Règlements administratifs
- Les Règlements opérationnels
- Les Annexes
Il se complète des documents intitulés : Manuel des politiques du Centre communautaire Sainte-Anne et Manuel des employés du Centre communautaire Sainte-Anne.
MISE À JOUR
La date de toute révision subséquente est notée au bas de la page appropriée par un chiffre indiquant le mois et l’année de l’adoption de ladite révision. Le nouveau libellé est marqué par une ligne verticale placée vis-à-vis de la modification, dans la marge.
NOTA : L’utilisation du genre masculin dans les textes n’a pour objet que d’en alléger la lecture et inclut aussi bien le féminin.
TABLE DES MATIÈRES
B0.0......... DÉFINITIONS............................................................................................................... 1
RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS............................................................................................ 2
B1.0......... SCEAU/LOGO/SLOGAN.............................................................................................. 3
B1.1.......... Sceau................................................................................................................................ 3
B1.2.......... Logo................................................................................................................................. 3
B1.3.......... Slogan............................................................................................................................... 3
B2.0......... FONCTIONS DU CONSEIL......................................................................................... 3
B2.1.......... Organigramme................................................................................................................... 5
B3.0......... FONCTIONS DU COMITÉ EXÉCUTIF..................................................................... 6
B3.1.......... Prendre les actions suivantes.............................................................................................. 6
B3.2.......... Faire des recommandations dans les secteurs suivants......................................................... 6
B3.3 ......... Composition du Comité exécutif......................................................................................... 6
B4.0......... FONCTIONS DU COMITÉ DES POLITIQUES........................................................ 6
B4.1 ......... Composition du Comité des politiques................................................................................ 7
B5.1.......... Composition du Comité de programmation-marketing........................................................ 7
a)........ Programmation...................................................................................................... 7
b)........ Marketing.............................................................................................................. 7
B6.0......... ÉLECTIONS ET NOMINATIONS AU CONSEIL..................................................... 7
B6.1.......... Procédures d’élection........................................................................................................ 7
B6.2.......... Nomination au conseil...................................................................................................... 10
B6.3.......... Choix de la présidence du conseil et des comités ……………………………………..10
B7.0......... FONCTIONS DES DIRECTEURS............................................................................. 10
B7.1.......... Le président..................................................................................................................... 10
B7.2.......... Le premier vice-président................................................................................................. 11
B7.3.......... Le président du Comité de programmation-marketing....................................................... 11
B7.4.......... Le trésorier...................................................................................................................... 11
B7.5.......... Le secrétaire désigné........................................................................................................ 11
B8.0......... RÉUNIONS DU CONSEIL......................................................................................... 12
B8.1.......... Les votes au conseil......................................................................................................... 12
B8.2.......... Réunions spéciales........................................................................................................... 12
B8.3.......... Absences aux réunions..................................................................................................... 12
B8.4.......... Le quorum....................................................................................................................... 12
B8.5.......... Procès-verbaux................................................................................................................ 13
B8.6.......... Code de procédure.......................................................................................................... 13
B9.0......... RÉUNIONS DU COMITÉ EXÉCUTIF...................................................................... 13
B9.1.......... Réunions à huis clos......................................................................................................... 13
B10.0....... CONFLIT D’INTÉRÊT............................................................................................... 13
B11.0....... LANGUE DE TRAVAIL.............................................................................................. 14
B12.0....... CORRESPONDANCE AUPRÈS DU CENTRE........................................................ 14
B13.0....... PLAINTES.................................................................................................................... 15
B14.0....... FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE REPRÉSENTATION.................................... 15
B14.1........ Règles générales............................................................................................................... 15
B14.2........ Voyage par avion............................................................................................................. 15
B14.3........ Voiture privée.................................................................................................................. 15
B14.4........ Logement......................................................................................................................... 16
B14.5........ Repas.............................................................................................................................. 16
B14.6........ Déplacement dans la zone d’affectation............................................................................. 16
B14.7........ Appels téléphoniques....................................................................................................... 16
B14.8........ Avance de voyage............................................................................................................ 16
B14.9........ Réclamations des dépenses.............................................................................................. 17
B15.0....... TÉMOIGNAGES DE RECONNAISSANCE............................................................. 18
B15.1........ Départ............................................................................................................................. 18
B15.2........ Événements familiaux........................................................................................................ 18
B15.3........ Frais admissibles.............................................................................................................. 19
B16.0....... AUTORISATION DES ACHATS............................................................................... 19
B16.1........ Jusqu’à 3 000 $ (taxes en sus).......................................................................................... 19
B16.2........ De 3 001 $ à 8 000 $...................................................................................................... 19
B16.3........ De 8 001 $ - 20 000 $..................................................................................................... 19
B16.4........ De 20 001 $ et plus......................................................................................................... 20
B16.5........ Achats autorisés par un ministère...................................................................................... 20
B16.6........ Dépenses courantes exceptionnelles.................................................................................. 20
B16.7........ Cartes de crédit............................................................................................................... 20
B17.0....... VÉHICULE DE SERVICE........................................................................................... 20
B17.1........ Autres membres du personnel........................................................................................... 20
B17.2........ Organismes accrédités ou locataires.................................................................................. 21
B18.0....... LISTE DU CENTRE.................................................................................................... 21
B19.0....... AMENDEMENTS........................................................................................................ 22
RÈGLEMENTS OPÉRATIONNELS........................................................................................... 23
B28.0....... HEURES ET JOURS D’OUVERTURE...................................................................... 24
B28.1........ Jours fériés - Fermeture.................................................................................................... 24
B28.2........ Jours fériés - Ouverture en soirée..................................................................................... 24
B28.3........ Jours fériés - Exceptions................................................................................................... 25
B28.4........ Jours fériés – Bureaux administratifs.................................................................................. 25
B28.5........ Ouverture de la cafétéria, cuisine...................................................................................... 25
B29.0....... VISITE DU CENTRE................................................................................................... 25
B30.0....... PETITES CAISSES...................................................................................................... 26
B31.0....... TARIFICATION........................................................................................................... 26
B32.0....... FACTURATION........................................................................................................... 26
............. LOCATAIRES ET AUTRES COLLABORATEURS................................................ 26
B33.1........ Organismes accrédités...................................................................................................... 26
B33.2........ Locataires........................................................................................................................ 26
B33.3........ Autres collaborateurs....................................................................................................... 27
B34.0....... ACCÈS AU SECTEUR SCOLAIRE............................................................................ 27
B35.0....... GESTION DU SERVICE DE BAR............................................................................. 28
B36.0....... EXPOSITIONS............................................................................................................. 28
B36.1........ Responsabilités du centre................................................................................................. 28
B36.2........ Responsabilités de l’exposant........................................................................................... 29
B36.3........ Responsabilités conjointes................................................................................................ 29
B37.0....... ATELIERS ET COURS............................................................................................... 29
B38.0....... ACCORDS DE PARTENARIAT................................................................................ 30
B38.1........ Clients externes, Cours, Ateliers....................................................................................... 30
B38.2........ Programmation culturelle.................................................................................................. 30
B39.0....... CONTRATS ET ENTENTES...................................................................................... 30
B40.0....... ALERTES - FEU ET BOMBE..................................................................................... 31
B41.0....... ANNIVERSAIRES, FÊTES FAMILIALES ET RETROUVAILLES....................... 31
B41.1........ Tarifs réduits l’été............................................................................................................. 31
B41.2........ Avantages pour anniversaires............................................................................................ 31
B41.3........ Obligations....................................................................................................................... 31
B41.4........ Frais exigibles.................................................................................................................. 32
B41.5........ Retrouvailles scolaire, école Sainte-Anne.......................................................................... 32
B42.0 SOIRÉES SOCIALES AVEC SERVICE DE BAR,
B43.0....... VENTE DE BILLETS À LA RÉCEPTION................................................................ 32
SAINTE-ANNE............................................................................................................. 34
DU CENTRE................................................................................................................. 35
B45.1........ Appui promotionnel.......................................................................................................... 35
B45.2........ Appui technique – Sans but lucratif................................................................................... 35
B45.3........ Appui technique – Avec cachet........................................................................................ 36
B45.4........ Appui technique – But lucratif........................................................................................... 36
B45.5........ Autres demandes............................................................................................................. 37
ANNEXES....................................................................................................................................... 38
BI............. TARIFICATION........................................................................................................... 39
BI,1.......... Taxes............................................................................................................................... 39
BI,2.......... Bar.................................................................................................................................. 39
BI,3.......... Location du gymnase........................................................................................................ 39
BI,4.......... Photocopies..................................................................................................................... 40
BI,5.......... Télécopies....................................................................................................................... 41
BI,6.......... Plastifieuse....................................................................................................................... 41
BI,7.......... Location de salles............................................................................................................. 41
BI,8.......... Frais pour services........................................................................................................... 43
BI,9.......... L’Info-lien....................................................................................................................... 44
i)......... Tarifs publicitaires................................................................................................ 44
ii)........ Petites annonces................................................................................................... 44
iii)........ Liste de produits ou de commerces....................................................................... 44
iv)....... Abonnement annuel.............................................................................................. 44
BI,10........ Frais d’intérêt................................................................................................................... 44
BI,11........ Dépôts............................................................................................................................. 44
BI,12........ Politique d’annulation de réservation................................................................................. 45
BII........... DEMANDE D’ACCRÉDITATION............................................................................ 46
BIII.......... PROTOCOLE DE SERVICES.................................................................................... 49
BIV.......... ORGANISMES ACCRÉDITÉS.................................................................................. 52
BV............ LOCATAIRES COMMUNAUTAIRES...................................................................... 54
BVI.......... AUTRES COLLABORATEURS................................................................................. 55
BVII......... CONTRATS ET PROTOCOLES................................................................................ 57
BVIII....... PROCÉDURES EN CAS D’ALERTE AU FEU......................................................... 58
BVIII,1..... Alertes pendant les heures régulières................................................................................. 58
BVIII,2..... Alertes en dehors des heures régulières............................................................................. 58
BVIII,3..... Autres responsabilités....................................................................................................... 58
BVIII,4..... Évacuation du théâtre....................................................................................................... 59
BVIII,5..... Rentrée dans l’édifice....................................................................................................... 60
BIX.......... PROCÉDURES – ALERTE À LA BOMBE............................................................... 61
BIX,1........ Définitions........................................................................................................................ 61
BIX,2........ Évacuation....................................................................................................................... 61
BIX,3........ Alerte à la bombe - précise.............................................................................................. 61
BIX,4........ Alerte à la bombe - imprécise........................................................................................... 62
BIX,5........ Alerte à la bombe - en dehors des heures régulières.......................................................... 62
BIX,6........ Rentrée dans l’édifice....................................................................................................... 63
BX............ PLAN DE COMMUNICATIONS – URGENCES …………………………………64
BXI.......... ALLOCATION POUR PARCOURS ET REPAS....................................................... 66
BXI,1........ Parcours / En vigueur au 19 septembre 2005.................................................................... 66
BXI,2........ Repas / En vigueur au 19 septembre 2005........................................................................ 66
BXI,3........ Logement......................................................................................................................... 66